Vamos fazer um churrasco?

Vamos fazer um churrasco? Do que precisamos? Uma data, um lugar, convidar os amigos, proporcionar comida e bebida para todos. Por onde começamos? Ah, vamos escolher uma data. Mas e se na data que escolhermos o lugar não estiver disponível? Escolhemos outro lugar. E se neste outro lugar os convidados não forem? Escolhemos outros convidados?Até um churrasco que é algo rotineiro, pode ser considerado um projeto já que de acordo com o PMBOK, (Project Management Body of Knowledge – padrão de gerência de projetos desenvolvido pelo Project Management Institute – PMI) um projeto é um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo claro e específico. Projetos são executados por pessoas, geralmente têm limitações de recursos e são planejados, executados e controlados.

Objetivamente, podemos dizer que os projetos diferem dos processos ou operações porque estes são contínuos repetitivos, enquanto os projetos tem caráter temporário e único. Temporário porque todo projeto tem início e fim definidos. Único porque cada projeto tem uma diferença, seja no planejamento,  na execução ou no controle.

Todo projeto conta com um planejamento para que possa ser bem sucedido e entregue no prazo. Para cumprir com esse planejamento de maneira eficaz, torna-se indispensável um gerenciamento focado em prioridades e objetivos.  Justamente por esta razão que o gerenciamento de projetos está cada vez mais presente nas organizações.

Apesar do nome chique, o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para desenvolver atividades que visem atingir as necessidades e expectativas do projeto.

De acordo com o PMBOK um projeto pode ser dividido em cinco fases. A primeira é a fase de iniciação, em que se encontra a necessidade e transforma-a em problema a ser resolvido. Também é nessa fase que se define o objetivo e a missão do projeto. Além disso, também é possível começar a traçar as melhores estratégias. No exemplo do churrasco, o problema seria fazer um churrasco para os amigos e o objetivo é realizar esse churrasco.          

 A segunda fase é o planejamento, em que é possível detalhar as estratégias que vão ser utilizadas a partir de cronogramas, orçamentos, alocação de recursos, custos, entre outros. No fim desta fase tudo deve estar o mais detalhado possível, para que possa ser executado sem dificuldades e imprevistos. No churrasco, seria nessa fase que começariam a ser executados pontos como:  fazer lista de convidados, escolher locais e verificar possíveis datas.

A terceira fase é a execução, em que se materializa tudo o que foi planejado anteriormente. É nessa hora que podemos ver possíveis falhas e erros no planejamento. Chegou a hora de convidar os amigos, reservar o lugar, receber confirmações, listar e comprar comida e bebida para que o churrasco seja um sucesso. A quarta fase consiste em monitoramento e controle. Ela ocorre paralelamente ao planejamento e execução, visando acompanhar e controlar os movimentos do projeto, aplicando ações corretivas se necessário. O objetivo dessa fase é comparar o status atual do projeto com o que o planejamento prevê. Confirmações de presença, possíveis imprevistos, acompanhamento do andamento de comidas e bebidas estão presentes nesta etapa.

A última etapa é a finalização, que é a avaliação do trabalho  feita por terceiros. Todas as falhas são discutidas e analisadas para que não ocorram no futuro. No exemplo do churrasco, o comentário dos convidados seria o feedback para esta fase.Dentro de cada fase também temos um projeto, sendo assim cada projeto possui subfases a serem realizadas.

A área de gerenciamento de projetos está crescendo cada vez mais, pois é ela têm muitos benefícios para evitar os imprevistos, agilizar as decisões, antecipar situações desfavoráveis entre outros, além de poder ser aplicada em grandes, médios ou pequenos projetos. Por ser uma área extremamente abrangente, ela possui diversos livros que devem ser estudados para que seja possível aplicar as técnicas de gerenciamento de projetos e assim fazer do seu projeto um sucesso.

Fontes:
PMBOOK
 
Raíssa Moraes
Diretoria de Projetos
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