Aprenda a se organizar com o 5S!

Organização é tudo. Vivendo em um mundo onde o tempo passa cada vez mais rápido, ser organizado é essencial para qualquer profissional. Contudo, isso muda de pessoa para pessoa, umas tem mais facilidade em se organizar e outras nem tanto. Certamente você já ouviu várias dicas de como se organizar, de como organizar seu tempo, como se planejar, dicas de como anotar tudo o que precisa fazer no decorrer do dia, estabelecer prioridades e até já prometeu que no ano que vem seria mais organizado. Se nada disso funcionou para você, tente algo novo.

Existe uma metodologia de trabalho japonesa intitulada 5S (cinco esses) dentro de uma filosofia denominada kaisen (melhoria continua), que pretende desenvolver um ambiente de trabalho agradável e produtivo. Segundo BONDUELLE, “o programa 5S, é um conjunto simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes”.

Senso de Utilização (Seiri): sugere verificar todas as ferramentas, materiais e recursos e manter somente os usados no lugar correto melhorando o fluxo de trabalho, eliminando os empecilhos e aumentando a produtividade.Seguindo passo a passo o modelo prioriza:

  • Senso de Organização (Seiton): sugere a organização do ambiente dispondo as ferramentas em lugares estratégicos.
  • Senso de Limpeza (Seiso): manter o ambiente de trabalho limpo e organizado para que a sujeira não atrapalhe a eficiência do processo e a má qualidade do produto.
  • Senso de Saúde e Segurança: define que os processos devem ser feitos de uma mesma maneira, prezando a segurança e saúde dos colaboradores.
  • Senso de Disciplina: manter as propostas planejadas. Este quinto S garante que os outros quatro estejam sendo seguidos, reforçando a melhoria contínua que é o principio básico do modelo kaisen.

Esta metodologia pode ser aplicada em qualquer ambiente de trabalho, sendo o passo-a-passo customizado para tipo cada ambiente. Com isso, segue um exemplo de como a metodologia 5S pode ser aplicada em um ambiente de estudo.

1-      Organizar o ambiente, jogando fora ou guardando em outros locais todos os papéis que são desnecessários (Seiri).

2-      Organizar os livros, cadernos, entre outros por matéria, alocando-os em lugares próximos à sua mesa de estudos, como em prateleiras, armários, sendo que esses materiais devem estar organizados por prioridade de uso, isto é, livros que serão estudados primeiro, mais próximos. Lapiseira, caneta, borracha, etc. devem ter estar nas gavetas da mesa. Lembrando que as gavetas, armários e prateleiras devem estar identificados, definindo determinados lugares para cada coisa (Seiton).

3-      O ambiente deve estar limpo, e depois do uso, manter a limpeza e realocar os pertences em seus devidos lugares.  Tais regras podem ser mostradas através de informativos visuais próximos ao local de trabalho e advertido caso não seja cumprido (Seiso ).

4-      Na hora do estudo a pessoa deve seguir uma sequência de trabalho, informando e definindo os materiais que devem ser utilizados e os locais de armazenamento dessas ferramentas (livros, lapiseira e etc).  Assim garantimos que cada indivíduo que necessite de alguma informação a encontre, pois a mesma será facilmente localizada e terá a instrução de como utilizar (Seiktsu).

5-      Última etapa do método funciona como uma melhoria das etapas anteriores baseando-se nas mudanças tecnológicas, conceitos e cultura. Ela pode estar ligada a um novo método de estudo, outra ferramenta como, por exemplo, a utilização de tablets ao invés de livros, portanto a padronização e reestruturação agora serão voltadas na maneira de alocar os arquivos dentro desse equipamento.

Com isso, o 5S ajuda não só na organização do espaço, mas também na otimização do tempo e no bem-estar das pessoas em que estão inseridas em um ambiente que adota tal metodologia. Como consequência tem-se pessoas mais motivadas e um resultado final do trabalho com uma maior qualidade, necessário em qualquer atividade desenvolvida.

Bianca Cesário
Diretoria de Qualidade
FONTE:

BONDUELLE, Ghislaine. O programa 5S. Disponível em http://www.madeira.ufpr.br/portal12/downloads/ghislaine/5s.pdf. Acesso em 13 de janeiro de 2011.

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