Como está a sua atenção com o patrocinador?

 Em qualquer área profissional a captação de recursos é essencial para o sucesso de um projeto, não só pelo recurso financeiro, mas também pela credibilidade que uma marca ou nome pode oferecer a um projeto. Além dos parceiros e apoios, muitos projetos contam com patrocinadores: organizações que investem de alguma maneira na ideia proposta por outra organização ou pessoa.

 Pelo fato da sua marca estar em contato direto com o projeto, o patrocinador deve estar a par de tudo o que acontece a sua volta, onde a organização deve, segundo Alfonso Bucero:

  • Desenvolver um rascunho inicial sobre a missão do projeto, objetivos, riscos e restrições;
  • Identificar o gerente de projeto adequado;
  • Vender o projeto para a administração superior, os membros da equipe e os demais stakeholders do projeto;  e
  • Comunicar a importância da missão do projeto.

 Portanto, a relação patrocinador–organização deve ser mantida também durante a execução do projeto; e é neste ponto que muitas organizações esquecem que também devem estar presentes. O vínculo constante com o patrocinador é essencial não só para mantê-lo informado, como também, para criar um bom relacionamento e futuras parcerias.

 “Durante a execução, o patrocinador deve ser informado do progresso e status do projeto. O patrocinador e o gerente de projeto têm de se encontrar regularmente para examinar os problemas, as lições aprendidas e as notícias boas e ruins. Os dois devem evitar usar o e-mail como único meio de comunicação e devem falar, pelo menos através de telefone, uma vez por semana. Reuniões face-a-face criam proximidade e consolidam o relacionamento”. (Alfonso Bucero).

Além disso, a relação pós-projeto é essencial, outro fator que muitas organizações falham por não aplicarem uma reunião de feedback com o patrocinador para saber os pontos falhos do projeto, o que foi agregado para ambas as partes e para obter possíveis negociações futuras.

Atualmente, a RPjr mantém uma relação direta com a Lolita – sapatos e acessórios, Outmídia, Let’s Learn e Reluz – cabelo e arte, principais patrocinadores do II Desafio Hora Extra, projeto que se iniciou em maio de 2012 e termina em dezembro de 2012. O projeto está em fase de execução e o contato com os patrocinadores é direto e, pelo fato do projeto ser extenso, a troca de informações constante é essencial.

Portanto, a organização deve sempre disponibilizar informações constantes aos patrocinadores de seu projeto, estar sempre acessível e manter a credibilidade da marca.

Amanda Valença

Diretoria de Comunicação

Fonte:

A importância do patrocinador em projetos

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