Comunicação falha ou diagnóstico falho?

Muitas vezes, no dia a dia do ambiente profissional quando percebemos que o fluxo de trabalho ou a produtividade apresentam problemas, logo soltamos aquele jargão: “A comunicação interna está falha!” e, na maioria das vezes, não sabemos ao certo o que está ou não falho.

É de conhecimento de todos que vivemos em uma sociedade bombardeada por informação, contudo, informar é bem diferente de comunicar. Nas aulas que tenho no curso de Relações Públicas pude aprender que a comunicação pressupõe uma troca entre um emissor e um receptor, já a informação é um dado direto, neutro, não há como dialogar com ela. Agora, pare para pensar, o que você faz dentro de sua organização? Você está informando ou comunicando? Comunicar é, sem dúvida, muito mais eficiente do que informar!

Um dos maiores problemas que enfrentamos é o ato de dar o nome errado aos “bois”. A palavra comunicação pode ser interpretada de diversas formas por nossos receptores, o que passa a gerar um dos principais pontos que desencadeiam um diagnóstico falho: culpamos a comunicação interna – sem saber realmente o que ela é – por todos os processos falhos dentro de nossa organização.

Margarida Kunsch, em seu livro “Obtendo resultados com Relações Públicas”, expressa bem o erro que cometemos, quando fazemos essa confusão – e pelo menos para mim, quando li aquele fragmento foi como se uma portinha da minha mente se abrisse: “Muitos confundem a comunicação interna com a administrativa, que compreende a comunicação mais burocrática que todos os setores devem exercer com competência, seja na freqüência de reuniões periódicas com os subordinados, na manutenção de CI – comunicação interna clara, a comunicação”.

Portanto, há uma grande confusão quando tentamos interpretar a comunicação interna, segundo as falhas que percebemos dentro das organizações. A comunicação interna pode ser referente às ferramentas de comunicação, comunicação administrativa ou comunicação interna clara.

O primeiro passo para saber o que está de fato errado dentro de sua organização é PESQUISAR! Isso mesmo! Levantar dados internos para saber o que os funcionários têm a dizer ou quais ações são falhas ou efetivas. Por isso, a pesquisa de opinião é tão importante – apesar de ter ouvido reclamarem e também já ter reclamado dela, já que às vezes é muito cansativo tabular -, é através dela que poderemos saber precisamente para onde direcionar nossos passos para um certeiro plano de ação.

Questões elaboradas cuidadosamente, pesquisa aplicada, tabulação realizada. E agora? Agora vem a melhor parte e acho que muitos RRPP vão concordar comigo: o levantamento de dados! É nessa hora que você vai descobrir o que está errado na sua empresa.

Depois de realizado o diagnóstico é que devemos partir para o tão esperado plano de ação. Desenvolvem-se as ideias com base nos dados e de acordo com a realidade e necessidade da organização, aí temos as ações a serem implantadas para sanar as falhas. Mas ainda não acabou! O plano de ação foi realizado, mas temos que monitorar. Está dando certo? Onde erramos? O que pode ser melhorado?

O processo comunicacional interno só é efetivo quando todas suas vertentes estão em harmonia: ferramentas, comunicação administrativa, funcionários e etc. Além disso, é um eterno aprimoramento. A comunicação da sua empresa vai muito além das ferramentas de comunicação interna que você utiliza. Uma eficiente e eficaz comunicação interna depende sim destas ferramentas – afinal você até bate um bolo sem batedeira, mas é mais rápido se você tiver uma, certo? Só que essa dependência é ainda maior da motivação dos funcionários em usá-las corretamente e realizar uma comunicação interna clara eficiente e da sua função de comunicar e não informar. Lembre-se: você, sem querer, pode estar apenas informando! Uma comunicação interna que satisfaça as necessidades organizacionais deve, portanto, ter como aliada ações de endomarketing eficientes, mas esse é um outro papo…

Jéssica Fleckner
Diretoria de comunicação
Fonte:

 KUNSCH, Margarida Krohling. Obtendo resultados com Relações Públicas. São Paulo: Ed. Pioneira, 1997.

Aprenda a se organizar com o 5S!

Organização é tudo. Vivendo em um mundo onde o tempo passa cada vez mais rápido, ser organizado é essencial para qualquer profissional. Contudo, isso muda de pessoa para pessoa, umas tem mais facilidade em se organizar e outras nem tanto. Certamente você já ouviu várias dicas de como se organizar, de como organizar seu tempo, como se planejar, dicas de como anotar tudo o que precisa fazer no decorrer do dia, estabelecer prioridades e até já prometeu que no ano que vem seria mais organizado. Se nada disso funcionou para você, tente algo novo.

Existe uma metodologia de trabalho japonesa intitulada 5S (cinco esses) dentro de uma filosofia denominada kaisen (melhoria continua), que pretende desenvolver um ambiente de trabalho agradável e produtivo. Segundo BONDUELLE, “o programa 5S, é um conjunto simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes”.

Senso de Utilização (Seiri): sugere verificar todas as ferramentas, materiais e recursos e manter somente os usados no lugar correto melhorando o fluxo de trabalho, eliminando os empecilhos e aumentando a produtividade.Seguindo passo a passo o modelo prioriza:

  • Senso de Organização (Seiton): sugere a organização do ambiente dispondo as ferramentas em lugares estratégicos.
  • Senso de Limpeza (Seiso): manter o ambiente de trabalho limpo e organizado para que a sujeira não atrapalhe a eficiência do processo e a má qualidade do produto.
  • Senso de Saúde e Segurança: define que os processos devem ser feitos de uma mesma maneira, prezando a segurança e saúde dos colaboradores.
  • Senso de Disciplina: manter as propostas planejadas. Este quinto S garante que os outros quatro estejam sendo seguidos, reforçando a melhoria contínua que é o principio básico do modelo kaisen.

Esta metodologia pode ser aplicada em qualquer ambiente de trabalho, sendo o passo-a-passo customizado para tipo cada ambiente. Com isso, segue um exemplo de como a metodologia 5S pode ser aplicada em um ambiente de estudo.

1-      Organizar o ambiente, jogando fora ou guardando em outros locais todos os papéis que são desnecessários (Seiri).

2-      Organizar os livros, cadernos, entre outros por matéria, alocando-os em lugares próximos à sua mesa de estudos, como em prateleiras, armários, sendo que esses materiais devem estar organizados por prioridade de uso, isto é, livros que serão estudados primeiro, mais próximos. Lapiseira, caneta, borracha, etc. devem ter estar nas gavetas da mesa. Lembrando que as gavetas, armários e prateleiras devem estar identificados, definindo determinados lugares para cada coisa (Seiton).

3-      O ambiente deve estar limpo, e depois do uso, manter a limpeza e realocar os pertences em seus devidos lugares.  Tais regras podem ser mostradas através de informativos visuais próximos ao local de trabalho e advertido caso não seja cumprido (Seiso ).

4-      Na hora do estudo a pessoa deve seguir uma sequência de trabalho, informando e definindo os materiais que devem ser utilizados e os locais de armazenamento dessas ferramentas (livros, lapiseira e etc).  Assim garantimos que cada indivíduo que necessite de alguma informação a encontre, pois a mesma será facilmente localizada e terá a instrução de como utilizar (Seiktsu).

5-      Última etapa do método funciona como uma melhoria das etapas anteriores baseando-se nas mudanças tecnológicas, conceitos e cultura. Ela pode estar ligada a um novo método de estudo, outra ferramenta como, por exemplo, a utilização de tablets ao invés de livros, portanto a padronização e reestruturação agora serão voltadas na maneira de alocar os arquivos dentro desse equipamento.

Com isso, o 5S ajuda não só na organização do espaço, mas também na otimização do tempo e no bem-estar das pessoas em que estão inseridas em um ambiente que adota tal metodologia. Como consequência tem-se pessoas mais motivadas e um resultado final do trabalho com uma maior qualidade, necessário em qualquer atividade desenvolvida.

Bianca Cesário
Diretoria de Qualidade
FONTE:

BONDUELLE, Ghislaine. O programa 5S. Disponível em http://www.madeira.ufpr.br/portal12/downloads/ghislaine/5s.pdf. Acesso em 13 de janeiro de 2011.

V Congresso Abrapcorp



Entre os dias 05 e 07 de maio de 2011 acontecerá no Campus da Universidade de São Paulo (USP), o V Congresso Brasileiro Científico de Comunicação Organizacional e Relações Públicas, o V Congresso Abrapcorp 2011. O tema deste ano será “Redes Sociais, Comunicação e Organizações”.

Esta edição contará com convidados internacionais, como os professores:
– João Pissarra Esteves, da Universidade Nova de Lisboa, com a temática: opinião pública, comunicação;
– Peter Monge, da Southern University of California, que discorrerá sobre redes, mídias sociais e seus desafios para as organizações;
– Janet Fulk, da Escola de Comunicação e Administração da Southern University of California, que falará sobre o conhecimento organizacional através das redes sociais.

A submissão de trabalhos de pesquisadores nos diferentes campos de conhecimento no Congresso, traz abertura de um espaço para a discussão multidisciplinar. Nas Mesas Temáticas, os participantes terão a oportunidade de conhecer e debater sobre as interferências políticas, sociais e econômicas, que as redes e mídias sociais provocam nos ambientes organizacionais. Ainda completam a programação cursos, painéis e espaço para apresentação de trabalhos de Iniciação Científica.


INSCRIÇÕES:
04 de janeiro a 29 de abril.
INICIAÇÃO CIENTÍFICA:
Prazo para recebimento dos trabalhos que irão para o Espaço de Iniciação Científica do evento: 14 de fevereiro a 14 de março.
MESAS TEMÁTICAS:
Prazo para submissão de trabalhos: 04 de janeiro a 12 de fevereiro.

Para mais informações consulte o site da Abrapcorp: http://www.abrapcorp.org.br/

Jéssica Fleckner
Diretoria de Comunicação

Investir para instruir: a importância das habilidades sociais no trabalho contemporâneo

Até algum tempo atrás, o setor do trabalho valorizava praticamente só as competências técnicas, em detrimento da competência social nas interações profissionais. Porém hoje, com os novos paradigmas nas organizações, essas habilidades estão sendo cada vez mais requisitadas.
Para o cumprimento de qualquer atividade profissional, são requeridas muitas e diversas habilidades sociais, componentes da competência técnica e também interpessoal. Até mesmo atividades realizadas quase que no isolamento (como restaurador de obra de arte ou arquivista em um escritório) dependem da interação social, seja esta por meio de, por exemplo, negociações com contratantes, reuniões ou supervisão.
Atualmente, os novos paradigmas nas organizações têm priorizado processos de trabalho que tenham ligação com a natureza e a qualidade das relações interpessoais. Aspectos como criatividade, intuição, habilidade para coordenar grupos e autonomia na tomada de decisões colocam-se cada vez mais como determinantes para a contratação de profissionais. Ademais, o mercado de trabalho contemporâneo, caracterizado por competitividade, globalização, inovações constantes e o desenvolvimento organizacional, requer, ainda, competência para falar em grupo, argumentar e convencer na exposição de ideias, planos e estratégias.
Em um estudo realizado pela FedEX Express e pela Dell Inc. 97% da amostra pesquisada afirmou que a globalização aumentou a necessidade por habilidades interpessoais. O estudo também refletiu definições diversas para o termo “habilidades interpessoais”; as mais votadas foram “pensamento crítico”, “resolução de problemas” e “habilidades da vida cotidiana”.
Tal valorização dessas habilidades profissionais pode ser facilmente entendida por uma simples razão: quando os conflitos interpessoais atrapalham o relacionamento da equipe, são perdidos importantes aspectos que mantêm o ambiente saudável e produtivo. Quando isso acontece, instala-se o Paquidermismo: as reações são absurdamente lentas, descompassadas com a realidade de mercado, frias no comprometimento com o grupo e bastante ineficientes; ocorrendo por diversos motivos como falta de boa comunicação, incompreensão de papéis grupais, ingerência e ilhamento de atividades.
Em oposição a isso, quando o grupo profissional da empresa coopera na aplicação de seu potencial criativo e intuitivo para reconstruir, reinventar, ampliar, melhorar, adaptar e combinar os assuntos concernentes à sua organização, a resolução de problemas reais ou potenciais torna-se mais ágil e mais alerta. Esses fatores resultam num salto qualitativo grande para a empresa e também para seu próprio público interno. Uma equipe bem integrada, capaz de explorar o potencial participativo e criativo dos seus colaboradores, pode gerar soluções inovadoras e pioneiras conquistando assim nichos de mercado até então inexplorados.
Diante desse cenário, o investimento em treinamento de funcionários (tanto em habilidades técnicas, como ciência, tecnologia, engenharia e matemática, como em habilidades interpessoais, como pensamento crítico, resolução de problemas e habilidades para a vida) coloca-se como uma estratégia bastante plausível para enfrentar os desafios organizacionais contemporâneos, em que o diferencial é sempre um motivo relevante para alavancar a empresa no âmbito mercadológico.

Raisa Kamaura

Diretoria de Comunicação

Organizações ou Instituições?

No dia-a-dia usamos as palavras organização e instituição como sinônimos para identificar agrupamentos sociais dos mais diferentes tipos. Porém será correto empregá-las com o mesmo significado?
Para alguns estudiosos, organização é um simples instrumento técnico-racional, utilizado para direcionar a energia humana na busca de objetivos específicos, cuja sobrevivência depende exclusivamente da sua capacidade de atingir os resultados e se adaptar às mudanças ambientais. A instituição, por sua vez, é um sistema vivo, produto de necessidades e pressões sociais, valorizada pelos seus membros e pelo ambiente, portadora de identidade própria, preocupada não apenas com lucros ou resultados, mas com a sua sobrevivência e perenidade e guiada por um claro sentido de missão. As pessoas constroem suas vidas em torno das instituições se identificam com elas e se tornam dependentes delas.
Uma organização possui três características básicas: 1) ter a função de produzir bens, prestar serviços à sociedade e atender necessidades de seus próprios participantes; 2) possuir uma estrutura formada por pessoas que se relacionam colaborando e dividindo o trabalho para transformar insumos em bens e serviços; 3) ser perene no tempo. Uma instituição, por outro lado, seria aquela que possui: 1) uma função, que é de atender a certa necessidade básica da sociedade; 2) uma estrutura, formada por pessoas que possuem um conjunto de crenças, valores, ideias e comportamentos comuns.
Podemos entender instituições como sistemas organizados de relações sociais que incorporam certos valores e procedimentos comuns e atendem a certas necessidades básicas da sociedade. As instituições se desenvolvem gradualmente na vida social de um povo. Quando certas atividades se tornam meios padronizados, rotinizados, esperados e aprovados para atingir metas importantes, este comportamento foi institucionalizado.
Agora, diante dessa diferenciação entre os termos, é possível questionar se uma organização, ao longo do tempo, pode assumir características de instituição. Em outras palavras, é possível institucionalizar as organizações?
Como instituição, a organização é uma consolidação de funções e papéis sociais em torno das necessidades básicas da sociedade, ou seja, é sim possível uma organização se tornar uma instituição. É através da missão, dos propósitos e dos princípios que temos uma visão clara das finalidades pelas quais a empresa foi criada e é mantida, a razão de ser da empresa, seus objetivos particulares, métodos e papel dentro da comunidade. Para tanto a organização deve levar em conta a quem ela repassa seus produtos ou para quem presta seus serviços. Não basta uma organização assumir seu caráter institucional sem que haja coerência entre seu discurso e sua prática do dia-a-dia.
Hoje as organizações estão bastante preocupadas com sua dimensão social. Elas tentam demonstrar que não são apenas unidades econômicas, mas também unidades sociais. Engajam-se e investem em projetos sociais. Seria esse um caminho para atitudes muito mais institucionais? Trata-se de um assunto importante que será levado em consideração quando as Relações Públicas trabalharem no contexto do planejamento da comunicação organizacional.

Adaptado de Margarida Kunsch
Camila Ribeiro
Diretoria de Comunicação

Comunicação Interna: ênfase nos colaboradores

Excelência não é um ato, mas um hábito. No mundo da comunicação essa filosofia aristotélica se encaixa perfeitamente. A comunicação, mais do que nunca, é um processo, não um evento. As mensagens precisam atingir corretamente o público-alvo e devem ser disseminadas via múltiplos canais para, de fato, serem ouvidas e, mais do que isso, memorizadas.

E como fica a comunicação interna sob essa perspectiva? Segundo um artigo do site PRSA (Public Relations Society of America), a criação de um programa eficaz de comunicação interna possibilita o alinhamento de estratégias de negócios, gera comprometimento dos empregados, potencializa a tecnologia e cultiva as ações que geram confiança. E novas estratégias para a antiga problemática da comunicação dentro das empresas estão a caminho.

Uma metodologia diferente utilizada no Baptist Health Care System, um hospital norte americano localizado na Flórida, traça as principais questões e fundamentos que conduzem à eficácia da comunicação interna. As técnicas desenvolvidas pelo departamento de comunicação do centro de saúde foram tão bem aceitas pelo público interno da instituição ao ponto de virarem um manual, o “Baptist Health Care Journey to Excellence”.
De acordo com a cartilha, um dos principais meios de atingir um nível máximo em comunicação interna é o comprometimento com a excelência do serviço. Uma boa comunicação interna possibilita a conexão do funcionário a uma maior realidade, uma vez que ele passa a ver e pertencer a toda organização e não apenas ao setor em que trabalha. É necessário, então, que a equipe de comunicação desempenhe um papel instrumental, garantindo que todos os canais estejam sendo utilizados corretamente com o objetivo de disseminar as mensagens. Ou seja, não basta somente criar a mensagem que será transmitida: é necessário testar a eficácia do sistema pelo qual ela será entregue.
Outro aspecto fundamental citado no manual é o desenvolvimento da cultura de prestação de contas de ambas as partes. Mais do que nunca, é necessário haver uma política de transparência por parte da empresa com seus funcionários. Somente a transmissão de informações claras e concisas a respeito dos acontecimentos da organização de fato irá atingir corretamente o alvo das mensagens. A partir disso, o colaborador passa a dar um feedback sobre as informações que recebe e, mais uma vez, passa a se sentir parte da organização pela qual trabalha, contribuindo com o desenvolvimento geral da empresa.
Atingir um bom nível em comunicação interna não é tarefa fácil. Pelo contrário, é o grande e constante desafio de muitas empresas. É preciso muito planejamento e execução. Um programa estruturado de comunicação interna constitui a base para a resolução de conflitos e para o trabalho em equipe. Trata-se de promover uma conexão, criar um vínculo entre e com os colaboradores. Ainda hoje, alguns gestores colocam essas estratégias em um patamar inferior, valorizando outros tipos de ações ou atividades dentro da empresa. Afinal, para muitos a comunicação é algo “enraizado” nos seres humanos e não necessita de investimento. Mal sabem eles o grande poder e os ótimos resultados – inclusive financeiros – que o bom fluxo comunicacional pode proporcionar.

Nathalie Bonome
Diretoria de Comunicação

RP ajuda no desenvolvimento de Pequenas Empresas

O crescente surgimento de pequenas e médias empresas nos últimos anos trouxe consigo um grande número de colapsos e falências em negócios desse tipo. O fracasso dessas empresas de pequeno porte, na maioria das vezes atribuído ao investimento incorreto dos recursos e à má gestão, pode estar justamente nas falhas e desvios na comunicação.

Para o consultor de Relações Públicas Robert Kelly, as pequenas empresas não podem confiar somente em sua fonte de financiamento para criar a ampla exposição pública que o seu negócio precisa se quiser sobreviver. Desde a idealização e o processo de desenvolvimento da organização é necessário o planejamento e a implementação de uma estratégia de Relações Públicas realista e executável.

Desde o inicio, o público-alvo do negócio não só deve tornar-se ciente de que sua empresa existe, mas deve também estar motivado a saber mais sobre o que a empresa pode oferecer. Para tanto, mais uma vez, é indispensável que os gestores façam com que a sua organização seja percebida por meio de um planejado programa de Relações Públicas, capaz de atingir, persuadir e mover os indivíduos a procurá-la.

A fim de evitar falhas que prejudiquem o negócio, as empresas de pequeno porte possuem recursos limitados a serem investidos. No entanto, existem determinadas atividades de Relações Públicas possíveis de ser utilizadas na busca de bons resultados. Por exemplo, através da proximidade com investidores, público e comunidade, as organizações mapeiam de maneira mais ponderada o terreno em que estão pisando. A criação de um diálogo regular com cada um dos seus principais públicos e o monitoramento dos meios de comunicação que mencionam as mensagens e pontos de vista da empresa são outras ações que apresentam resultados significativos.



Segundo Robert, “com o tempo, os gestores deverão notar uma maior sensibilização nos negócios, especialmente no que se refere à sua atuação no mercado, além de uma maior receptividade às suas mensagens por parte dos clientes e uma percepção crescente da opinião pública sobre o papel que a empresa exerce na sociedade”.


Fica a dica para quem sonha em abrir o seu próprio negócio ou garantir a sobrevivência de pequenas empresas através da utilização de estratégias de Relações Públicas.



*O americano Robert A. Kelly é ex diretor de Relações Públicas da Pepsi-Cola Co, Texaco e Olin Corp e secretário adjunto de imprensa da Casa Branca americana.



Nathalie Bonome

Diretoria de Comunicação